Die Bestandteile einer Rechnung
Wer ein eigenes Unternehmen gegründet hat, selbständig ist oder einer gewerblichen Tätigkeit wiederholt und mehrfach nachgeht, wird früher oder später in die Situation kommen, eine Rechnung schreiben zu müssen – insofern Umsatz generiert. Doch gesetzlich gibt es hier Einiges zu beachten. Auf einer Rechnung müssen gesetzeskonform verschiedene Angaben verpflichtet gemacht werden. Unter anderem ist das vor allem dann wichtig, wenn später eine entsprechende Steuererklärung gemacht werden muss.
Was muss auf der Rechnung stehen? Welche Bestandteile gibt es? Was muss eine Rechnung enthalten?
Eine Rechnung muss verschiedene Informationen enthalten/die Bestandteile einer Rechnung:
- Den aktuellen und vollständigen Namen sowie die derzeitige Adresse der leistenden Person sowie der Person, die die Leistung empfängt. Quasi Absender und Empfänger bei einem normalen Verkauf
- Beschreibung der Leistung bzw. Lieferung sowie die Anzahl (4 Stück, 10 Stunden Beratungsarbeit)
- Rechnungsdatum: Eine Rechnung muss stets das Datum aufführen, an dem die Rechnung gestellt worden ist, damit sich der Empfänger letztlich darauf beziehen kann.
- Rechnungsnummer: Rechnungen müssen chronologisch, einheitlich und einmalig nummeriert werden. Wenn Ihr keinem Kunden die Nummer „1“ schicken möchtet, beginnt mit 10001 oder 10101 (oder RE2020xxxx). An dieser Stelle gibt es viele Möglichkeiten und Varianten, die alle immer dann korrekt sind, insofern die zuvor genannten Kriterien übereinstimmen.
- Umsatzsteuersatz, insoweit zutreffen. In der Regel wird ein Netto- und ein Bruttobetrag ausgewiesen. Die Mehrwertsteuer sollte zudem explizit ausgewiesen werden
- Zeitpunkt und Ort der Leistung bzw. Lieferung: Dieser Punkt ist vor allem dann wichtig, wenn bestimmte Zahlungsmodalitäten, Skonto etc. vereinbart werden.
- Skontobedingungen, Zahlungsziel: Sollten hier keine Angaben gemacht werden, bedeutet das, dass es keine Vergünstigungen bei frühzeitigem Zahlen bestehen. Als Zahlungsziel gelten die gesetzlichen Fristen. Empfehlung ist aber, hier eine Frist von 2-4 Wochen zu setzen.
- Rechnungen sollten zwei Jahre aufbewahrt werden. Ein Hinweis auf diese gesetzlichen Verfahrungsfristen/Aufbewahrungsfristen darf auf einer korrekten Rechnung nicht fehlen.
- Wenn innerhalb der Europäischen Union (EU) eine Rechnung gestellt wird, ist die entsprechende Umsatzsteuer-Identifikations-ID anzugeben. Beispielsweise kann das auch bei virtuellen Leistungen gegenüber Google etc. relevant werden.
Ausnahmen und besondere Hinweise zum Erstellen einer Rechnung
Bitte beachten Sie, dass die oben genannten Hinweise nicht zwingend gleichzeitig zutreffen. Andere Regeln können vereinbart werden, wenn Sie sich beispielsweise im Bereich der Bauleistungen bewegen oder die Rechnung an eine andere private Person adressiert ist.
Die Bestandteile einer Rechnung sollte man sich vorher also sehr genau ansehen und ggf. eine Rechnungsvorlage erstellen, die für zukünftige Rechnungen immer wieder verwendet wird. Drucken Sie sich unsere zuvor aufgelisteten Tipps gerne aus und werfen Sie eine Rechnungsvorlage, um sich künftig Arbeit zu sparen. Wichtig ist vor allem zu wissen, dass es rechtlich erhebliche Probleme geben kann, wenn die Bestandteile einer Rechnung nicht vollständig und korrekt angegeben sind. Eine Rechnung könnte dann angefochten bzw. als ungültig erklärt werden, wenn Rechnungsbestandteile nicht berücksichtigt sind.
Denken Sie bitte auch an das Format: Rechnungen sollten entweder als PDF-Datei oder als WORD-Datei (DOCX) gespeichert und versendet werden (insofern man sich nicht für den Postweg entscheidet). Dies ist sehr wichtig, da viele ältere Inhalte, zum Beispiel frühere .doc-Dateien inzwischen häufig von Mailprogrammen blockiert werden. Das könnte dazu führen, dass Ihre Rechnung den Empfänger gar nicht erst erreicht und verursacht dann natürlich unnötigen, vermeidbaren Mehraufwand.
Was nun auf einer Rechnung stehen muss bzw. welches die Bestandteile einer Rechnung sind, unterscheidet sich natürlich wieder von Land zu Land. Innerhalb Deutschlands und vor allem innerhalb der EU könnt Ihr davon ausgehen, dass die oberen Angaben zutreffen und Ihr damit rechtssicher unterwegs seid. Solltet Ihr jedoch im außereuropäischen Auslands unterwegs sein, empfiehlt es sich, einen Blick auf die genaueren Bestimmungen zu werfen. Hier kann es von land zu Land Unterschiede bei der Rechnungsstellung geben und vor allem auch Unterschiede im Hinblick auf die Angaben, die standardmäßig auf einer korrekten Rechnung erscheinen sollten.